Своевременная и точная аттестация сотрудников является одним из важнейших инструментов работы любого руководителя. Почему же, если она так важна для успешного менеджмента, многие менеджеры и подчиненные боятся ее? Согласно проведенным исследованиям этой темы, около 40% сотрудников никогда в жизни не проходили аттестацию их работы. Для остальных же 60% она проводилась ненадлежащим образом. На самом деле лишь единицы проходили оценивание, которое было вдумчивым, полным и полезным для них.

Спросите любого менеджера по кадрам: действительно ли необходимо оценивать эффективность сотрудников? В ответ вы, скорее всего, услышите громкое и уверенное "да". Однако, если копнуть глубже, реальность может оказаться несколько иной. С одной стороны, большинство менеджеров считает аттестацию обязательной для прогресса сотрудников. Они полагают, что этот инструмент улучшает хорошую работу и корректирует плохую. Между тем аттестации часто бывают слишком поверхностными и запоздалыми. В этом случае их вряд ли можно назвать эффективным инструментом для прогресса в работе сотрудников. Так вот, чем проводить поверхностные оценивания, лучше не проводить их вовсе — особенно если альтернативой могут быть более частые тренинги.

В этой статье мы рассмотрим преимущества аттестации сотрудников, а также правильные и неправильные способы ее проведения.

Аттестация сотрудников: для чего она нужна?

Можно найти много отличных причин для проведения регулярных и формальных аттестаций вашего персонала. Ведь они являются лишь частью системы делегирования, постановки целей, обучения, мотивирования и отзывов о работе. Если вы нам не верите, подумайте о таких положительных моментах аттестации:

• Шанс подвести итоги предыдущей деятельности и поставить новые цели. Все сотрудники хотят знать, хорошо ли они делают свою работу. Формальные аттестации побуждают менеджеров оглашать их результаты — хорошие или плохие — и ставить перед людьми новые цели. Во многих фирмах ежегодная аттестация является единственным поводом для руководства обсудить с персоналом полученные результаты и будущие задачи.
• Возможность для уточнения и коммуникации. Вам необходимо постоянно сравнивать ожидания. Попробуйте проделать следующее упражнение. Выпишите на листке бумаги десять наиболее важных дел, которыми вы занимаетесь на работе. Затем попросите вашего менеджера составить список из десяти дел, которые наиболее важными считает он или она. Сюрприз! Почти наверняка ваши списки не будут точными копиями друг друга. В среднем, деловые люди, которые проделывают это упражнение, обнаруживают, что их списки пересекаются не более чем на 40%. Аттестация же помогает работнику и работодателю сравнить свои записи и правильно определить приоритеты.
• Повод выделиться и продвинуться по карьерной лестнице. Во многих компаниях развитие карьеры является частью процесса формальной аттестации. Зачастую менеджеры и сотрудники слишком заняты, чтобы выкроить время, сесть и наметить этапы своего повышения по службе. Конечно, обсуждение карьерных вопросов должно проходить отдельно от процесса аттестации, но их объединение позволяет убить сразу двух зайцев.
• Подготовка официальных документов, ведущих к повышению или увольнению. Большинство сотрудников получает довольно много неформальных отзывов о своей работе — по крайней мере, отрицательных. ("Что вы наделали!? Да вы что, белены объелись?") К сожалению, большинство таких отзывов даются на словах, то есть не документируются. Если же вы решите повысить или уволить одного из сотрудников, вам очень пригодятся письменные документы (включая формальные аттестации). Они отлично помогут оправдать ваше решение.

Приведенный выше список содержит очень веские причины для проведения регулярных и формальных аттестаций сотрудников. Тем не менее мы хотим предложить вашему вниманию еще одно интересное наблюдение. Многие компании выплатили немалые суммы своим бывшим и нынешним сотрудникам, подавшим на них в суд за неправильное увольнение или другие решения.
Верите вы или нет, но одной из самых важных вещей, которую вы можете сделать как менеджер, является проведение точных и своевременных аттестаций ваших сотрудников. Как говорится, если отзыв о работе — это завтрак чемпионов, то сделайте его обычной частью вашей менеджерской диеты!

Многие менеджеры, однако, предпочитают думать об аттестации сотрудников в очень узких терминах. Они спрашивают себя: "Как бы поскорее разобраться с этим делом, чтобы вернуться к моей настоящей работе?" (При этом своей "настоящей" работой как менеджера они считают что угодно, но только не аттестацию.) Торопясь покончить с оценкой сотрудников и благополучно забыть о ней, многие менеджеры рассматривают только несколько примеров прошлой работы и строят свои суждения на них. А поскольку лишь некоторые менеджеры дают своим сотрудникам обоснованные рекомендации по улучшению работы, аттестация может быть действительно страшным делом. Для тех и других она бывает полна неожиданностей и тревог. Или же она может быть настолько подслащена, что становится абсолютно бессмысленной тратой времени. Такой сценарий явно не подходит для оценки ваших сотрудников!

Процесс аттестации отнюдь не ограничивается его формальной письменной частью. Разобраться в его структуре вам помогут следующие пять этапов. Проходите их каждый раз, когда будете оценивать работу ваших сотрудников.

1. Определение целей, ожиданий и стандартов.
Прежде чем подчиненные смогут достичь ваших целей или оправдать ваши ожидания, вы должны определить эти цели и ожидания. Кроме того, вам необходимо разработать стандарты для оценки их работы. Когда же все это будет сделано, вы обязаны сообщить цели и ожидания сотрудникам, причем перед их аттестацией — никак не позже. Фактически обзор эффективности работы начинается с самого первого рабочего дня! Поэтому сразу же сообщайте новым сотрудникам, как вы планируете их оценивать, и какие формы будут при этом использоваться.

Следите, чтобы описание работ было ясным и недвусмысленным, а вы и ваши люди понимали и были согласны с установленными стандартами. Оценка эффективности работы — это процесс двусторонний. Поэтому следите, чтобы у всех членов команды было право голоса при постановке целей и определении стандартов.

2. Предоставление непрерывных и специфических отзывов.
Подмечайте, когда ваши сотрудники работают хорошо (не пропуская ни одного дня), и почаще говорите им об этом. И если вы ловите их на плохой работе (никто не совершенен!), также говорите им об этом. Отзывы гораздо эффективнее, когда вы даете их регулярно и часто, а не приберегаете для особого случая. Помните, что наилучшие формальные аттестации приносят минимум неожиданностей.

Резко отрицательный и неожиданный отзыв иногда называют холодным душем. К сожалению, он не только не дает особого эффекта, когда вы пытаетесь добиться от сотрудников нужной работы, но и может стоить вам их уважения.

3. Подготовка формальных письменных аттестаций работы подчиненных.
В каждой организации предъявляются свои требования к формальным аттестациям. В одних они представляют собой простые, одностраничные формы, в которых нужно заполнить только несколько клеточек. В других же аттестации напоминают целые фантастические романы, где требуются развернутые ответы на десятки вопросов. Их формы специфичны для каждой конкретной компании и уровня аттестуемого сотрудника (те, что продаются в магазине канцтоваров, бесполезны!). В то же время формальная аттестация всегда должна быть кратким конспектом целей и ожиданий аттестационного периода. Она должна быть посвящена событиям, которые вы предварительно обсуждали (и не раз!) со своими сотрудниками. Так что подкрепляйте свои слова примерами и делайте аттестацию понятной для подчиненных. Соотносите ее с целями, ожиданиями и стандартами, разработанными на этапе 1.

В рамках двустороннего сотрудничества поручайте подчиненным самим проводить аттестацию их работы.

Затем сравнивайте их мнение с вашими собственными (как менеджера) выводами. Разница, которую вы обнаружите, станет темой обсуждений и определения взаимовыгодных целей.

4. Личные встречи с сотрудниками для обсуждения результатов их оценивания.
Большинство сотрудников приветствуют личное участие менеджера в проведении аттестаций. Поэтому найдите время для встреч с ними и обсуждения качества их работы. Речь идет не о пяти или десяти минутах, а, по меньшей мере, о часе или даже больше! Когда вы планируете встречи по результатам аттестации, времени у вас должно быть предостаточно. Кроме того, выбирайте для встреч место, которое было бы удобным и спокойным. По возможности проводите их в атмосфере позитива и оптимизма. Даже когда вам приходится обсуждать серьезные проблемы в работе, фокусируйтесь на том, как вы и ваши сотрудники можете вместе их решить.

При таких обсуждениях — когда рассматриваются те или иные отрицательные моменты — люди часто могут уходить в глухую оборону. Поэтому позволяйте им самим рассказать о том, что у них получается, а что нет, а затем предлагайте вашу версию, начиная с положительных моментов.

5. Определение новых целей, ожиданий и стандартов.
Аттестационные встречи дают вам и вашим сотрудникам возможность отступить на минуту от неизбежных повседневных проблем и взглянуть на общую картину. Вы можете рассмотреть и обсудить то, что удается и не удается. На основании этой оценки вы можете затем определить новые цели, ожидания и стандарты на следующий отчетный период. Таким образом, последний этап аттестации работы сотрудников становится первым, и вы начинаете все заново.

Как видите, когда дело доходит до обсуждения результатов аттестации, менеджерам нужно помнить много разных вещей. Вот еще несколько из них.

• Общение с подчиненными должно быть частым, дабы не возникало никаких сюрпризов (ну хорошо, минимум сюрпризов). Вы должны предоставлять вашим сотрудникам неформальные отзывы об их работе как можно раньше и чаще.
• Главное внимание при разборе результатов аттестации должно быть направлено на движение вперед (определение новых целей, улучшение работы). Оглядываться назад в это время не рекомендуется.

Частью обсуждения результатов аттестации всегда должны быть приобретение нового опыта и улучшение работы, тогда как о повышении зарплаты речь может и не идти.