На первый взгляд вам может показаться, что инфор­мационная революция сделала письменное слово менее важным. Уверяем вас, это абсолютно не так. На самом деле она создала для него даже больше возможностей и увеличила скорость его путешествия из одной точки мира в другую. Уметь хорошо писать в бизнесе сегодня важно как никогда ранее — ведь делать это нужно кратко и одновременно выразительно.

Независимо от того, составляете вы электронное послание в один параграф или 100-страничный отчет для босса, все они имеют общие характе­ристики. Изучите представленный ниже список советов и не забывайте практиковать их при каждом удобном случае. Ведь чем больше вы бу­дете писать, тем легче вам будет это даваться. Так пишите, пишите снова, а затем, отдохнув, пишите еще немного.

• В чем проблема? (Выясните это!) Перед тем, как ка­саться ручкой бумаги (или кончиками пальцев кла­виатуры), подумайте о том, чего вы хотите достичь. Какую именно информацию вы пытаетесь передать и что вы хотите получить в результате? Что пред­ставляет собой ваша аудитория и каким образом можно оптимально привлечь ее внимание?

• Станьте организованным. Перед тем, как начнете пи­сать, соберите ваши мысли и идеи воедино. Очень полезными в данном случае могут оказаться наброски или краткий план основных проблем, которые вы хо­тите затронуть. Обсудите ваши идеи с подчиненными и коллегами или поищите другие пути испытать их на практике и повысить их эффективность.

• Пишите точно так же, как вы думаете. Письменное и устное общение имеют гораздо больше общего, чем думают многие люди. Ведь слог наилучших письменных материалов очень напоминает обычный, каким мы пользуемся каждый день. Формальное или высокопарное письмо понять гораздо сложнее, чем переданную на бумаге разговорную речь. Конечно, вставлять в документы и письма сленговые выраже­ния необязательно, но немного расслабиться при их составлении будет только полезно.

• Делайте это кратко и, по сути. Каждое слово, которое вы пишете, должно иметь определенный смысл. Выражайте свою точку зрения, подкрепляйте ее, а затем переходите к следующему вопросу. Не по­вторяйтесь и не переполняйте документы пустыми словами и фразами только из желания придать им более значительный и впечатляющий вид. Если вы можете выразить свое мнение тремя предложениями, не пишите с той же целью три параграфа или три страницы.

• Делайте это просто. Простота в данном случае при­носит большую пользу. Не употребляйте сложные и длинные фразы там, где можно обойтись более простыми и короткими. Следите за использованием акронимов и жаргонизмов, которые ничего не значат вне узкого круга посвященных. При первой же воз­можности заменяйте их более общей терминологией.

• Пишите, а затем переписывайте набело. Лишь немно­гим писателям удается четко изложить свои мысли на бумаге с первого раза. Оптимальный подход здесь — писать сначала черновик, не особенно забо­тясь о его стиле. Затем его можно будет внимательно перечитать и отредактировать на предмет содержа­ния, грамматики и легкости стиля. Продолжайте полировать свою работу, пока она не засияет.

• Передавайте положительное отношение. Никто не лю­бит читать отрицательные отзывы, письма, отчеты или другие деловые бумаги. Вместо того чтобы вести к намеченным целям прямыми путями, отрицатель­ные документы часто только вредят своему автору. При этом его главная мысль просто теряется в под­нятом шуме. Будьте активны, преданны команде и благожелательны. Даже когда вы сообщаете плохие новости, ваши бумаги должны показывать, что за самым жутким штормом обязательно следует радуга.

• Опускайте ненужные слова. Краткость обычно производит, куда большее впечатление. В ваших предложе­ниях не должно быть лишних слов, а в параграфе лишних  предложений.   Точно  так  же   в  рисунке не должно быть лишних линий, а в машине лишних деталей. От вас не требуется делать все предложения отрывистыми или избегать деталей вовсе, касаясь сути лишь слегка. Просто каждое ваше слово должно зву­чать и нести некую смысловую нагрузку.