Хотя многих пугает идея выступления перед группой людей, менеджер просто обязан уметь говорить речи и проводить презентации. Конечно, некоторые менеджеры уже поняли, насколько это умение может быть им полез­но. Но если вы не принадлежите к их категории, внима­тельно прочтите приведенные ниже разделы.

Подготовка к презентации

Понаблюдав за отличными ораторами или мастерами презентаций в действии, можно подумать, что их выдаю­щиеся способности позволяют им обходиться без под­готовки. Как бы не так. Это все равно, что усомниться в долгом и напряженном труде олимпийской чемпионки по гимнастике, так красиво выполняющей все упражнения. Однако на то, что вы видите, ушли годы почти ежеднев­ных тренировок, которые вылились в 90 секунд славы.

Ключами к проведению великолепной презента­ции являются подготовка и тренировка. Чтобы сделать все правильно, следуйте таким рекомен­дациям.

• Определите, чего вы хотите достичь. Кратко очертите цели, которые стоят перед вашей презентацией. Чего именно вы хотите ею достичь? Пытаетесь ли вы убе­дить руководство предоставить вам больший бюджет или продлить сроки разработки нового товара? Ище­те ли вы возможность сообщить аудитории нечто но­вое или обучить подчиненных новой технике? Пред­ставляете ли вы подчиненных к наградам в офици­альной обстановке? Каждый вид презентации требует отдельного подхода.

• Продумайте главную часть своей презентации. Наметь­те наиболее важные темы, которые вы хотите обсу­дить со своей аудиторией. Под каждой такой темой обозначьте подтемы, которые необходимо рассмот­реть. Не пытайтесь достичь слишком многого — ос­новных моментов должно быть всего несколько. Сделайте наброски любых наглядных пособий, кото­рые понадобятся для подкрепления ваших идей.

• Напишите вступление и заключение. После того как вы закончите главную часть своей презентации, можно будет подумать о вступлении и заключении. Первое из них должно быть посвящено достижению таких трех целей.

1. Рассказать людям в зале о том, что они смогут почерпнуть из вашей презентации.

2. Объяснить им, почему данная презентация важна для них.

3. Завладеть вниманием слушателей.

   Заключение также имеет большое значение, посколь­ку является финальной частью вашей презентации.

   Поэтому оно должно преследовать такие три цели.

   1. Коротко суммировать ваши основные утверждения.

   2. Напомнить слушателям о материале презентации.

   3. Вдохновить их на успешную работу.

      • Подготовьте ваши записи. Предварительная подготов­ка записей для использования во время презента­ции — это всегда хорошая идея. Они не только по­могу вам не сбиться с мысли, поддерживая в вас уве­ренность,  но и обеспечат освещение  всех тем, которые вы планируете осветить. Делая записи, пишите коротко, но, по сути. Ваши наброски должны лишь напоминать об идеях по главным и второсте­пенным вопросам, а не быть дословным изложением материала.

      • Попрактикуйтесь для достижения успеха! После со­ставления плана вашей презентации отрепетируйте ее проведение. В зависимости от вашей личности, вам может быть удобно просто проговорить несколь­ко раз ваш текст за ночь до выступления. Или же вам может пригодиться репетиция перед товарищем по работе, а то и видеокамерой, позволяющей уви­деть себя со стороны. Главное, не забывайте: чем больше презентаций вы проводите, тем лучше у вас это получается.

   Отводите на подготовку к презентации как мож­но больше времени. Это принесет вам немалую пользу, когда наступит момент выйти перед аудиторией и начать ваше выступление. Одна яркая картина стоит тысячи сдоб как оратор, который читает свою речь по бумаж­ке, слово в слово, страница за страницей. Откажитесь от этой практики раз и навсегда!

   Если вы хотите, чтобы аудитория была счастлива при использовании вами наглядных пособий, помните такие моменты:

• Не пытайтесь втиснуть в каждое из них слишком много данных. Задействуйте по­больше пособий с минимумом слов и цифр, применяя только те цвета, которые для них подходят.

• Готовьте все, что вам нужно, перед презента­цией. Не начинайте свое выступление с пяти минут, во время которых вы будете настраивать проектор или разбираться в перепутан­ных слайдах. Подобные действия не впечат­ляют аудиторию и уж никак не способству­ют вашей уверенности в себе.

• Хорошенько все проверяйте. Не забывайте убедиться, что ваша электроника, звук, свет и другое оборудование работают отлично, чтобы не столкнуться с неприятными сюр­призами во время выступления.

• Помните, что центр внимания — это вы, а не ваши наглядные пособия. Они должны иллю­стрировать вашу презентацию, а не презен­тация должна иллюстрировать их.

Проведение презентации

Итак, предварительный этап окончен, и люди уже сн­ят по местам, с нетерпением ожидая мудрых мыслей, которыми вы собираетесь с ними поделиться. С этого момента вы должны показать, что не зря потратили долгие часы на подготовку. Смело начинайте свое высту­пление, не забывая сделать следующее.

• Расслабьтесь! Вам ведь не о чем волноваться, не так ли? Вы очень тщательно подготовились к презента­ции. Ваши записи упорядочены, наглядные пособия готовы к использованию, а публику искренне инте­ресует то, о чем вы будете говорить. А значит, в ожидании своего выхода, дышите глубже и не те­ряйте спокойствия.

• Поприветствуйте членов вашей аудитории. Это один из плюсов раннего прихода к месту выступления. По мере того, как ваши слушатели прибывают по­слушать вас, приветствуйте их лично. Подобная практика не только создает основу для взаимного уважения и интереса. Возможность пообщаться с публикой до начала презентации позволяет вам чувствовать себя увереннее во время нее.

• Внимательно   выслушайте,   как   вас   представляют. Убедитесь, что все названные факты и титулы реаль­ны, и постарайтесь найти моменты, которые можно было бы обыграть в начале речи. Например, человек, который вас представляет, упомянет, что вы не толь­ко блестящий менеджер, но и заядлый лыжник. В этом случае вы можете в качестве разминки рас­сказать аудитории анекдот о лыжном спорте.

• Подождите, пока аудитория обратит на вас внимание. Вы непременно должны привлечь к себе все внима­ние сидящих в зале людей. Одна из особенно эффек­тивных техник заключается в том, чтобы встать перед аудиторией и не говорить ничего, пока все не будут смотреть только на вас. Конечно, если это не сработает, вы всегда можете прибегнуть к старым трюкам — угрозам и запугиванию!

• Проведите вашу презентацию. Начните с того, с чего необходимо, закончите, когда все скажете, и получи­те удовольствие от всего, что будет в промежутке! Это действительно ваш шанс произвести впечатле­ние на аудиторию — так не упустите же его!