Бухгалтерская система, которая занимает целые гига­байты памяти сервера вашей компании, базируется на нескольких очень простых предпосылках. Эти предпо­сылки  определяют,  каким  образом  происходит учет средств, которые попадают в компанию и выходят из нее. (Если вы когда-либо решите свести своих бухгалтеров с ума, то скажите им, что заметили в отчетах ошибку в пару копеек и хотите знать ее причину.)

Как ни странно, но некоторые менеджеры искренне верят, что могут обойтись минимальными знаниями бухучета и финансов, а то и вовсе без них. Увы, такое мнение ошибочно. Будучи ме­неджером, вы просто обязаны знать основы учета и аудита почти так же хорошо, как ваши бухгал­теры. Эти знания не только помогут вам понимать и контролировать судьбу финансов компании, но и пережить очередной период сокращений.

Вас больше не будут удивлять такие термины, как доход на инвестиции, дебиторская задолженность и реинве­стируемая прибыль. После того как вы прочтете эту статью, вы сами сможете употреблять их уверенно и к месту. 

Бухгалтерский баланс

В жизни любого предприятия каждый день происхо­дят события, которые влияют на его финансовое состоя­ние. Например, менеджер тратит собственные деньги на покупку степлера, а затем получает компенсацию из фонда мелких расходов. Компания берет кредит в банке, чтобы выплатить задолженность поставщикам. Клиенты оплачивают товары или услуги компании, пополняя ее банковский счет. Наконец, сотрудники получают зарпла­ту или премию. Так вот, каждая из этих и многих других финансовых транзакций имеет в бухгалтерском балансе свое место.

В основе этого баланса лежит положение о том, что активы организации равняются сумме ее пассивов и соб­ственного капитала. Выглядит это примерно так:

Активы = пассивы + собственный капитал

Это простое уравнение управляет очень сложной сис­темой, используемой для отслеживания финансовых опе­раций компании. Она обеспечивает менеджеров отчетами о принятии тех или иных решений. Кроме того, она пре­доставляет финансовые результаты владельцам компа­нии, акционерам, кредиторам и другим заинтересован­ным лицам.

Что же именно делает каждая часть представленного бухгалтерского баланса? Давайте подробно рассмотрим, что они собой представляют.

Активы

Как правило, к активам относятся те или иные ценно­сти — прежде всего финансовые и экономические ресур­сы, — которыми владеет компания. Наиболее популяр­ные формы активов в бизнесе представлены ниже.

• Денежные средства. Этот актив охватывает все формы денег, включая наличность, чеки, инвестиционные фонды и ценные бумаги, вроде акций и облигаций.
• Дебиторская задолженность. Этот актив представляет собой деньги, которые покупатели товаров и услуг в кредит должны вашей компании. К примеру, ваше предприятие продает другому предприятию упаковку дискет, а затем выставляет ему счет, вместо того чтобы   требовать   немедленной   оплаты   наличными. В этом случае, пока деньги не будут получены, у вас будет сохраняться дебиторская задолженность. Впро­чем, она хороша только до тех пор, пока компании или люди, которые вам должны, не исчезают из го­рода или не откладывают выплаты на шесть месяцев.
• Товарные запасы. Это имеющийся у вашей организа­ции объем продукции для продажи — готовые това­ры, которые вы произвели, но еще не реализовали. К товарным запасам относятся также сырье и полу­фабрикаты, являющиеся частью производства гото­вой продукции. После продажи они обычно превра­щаются в денежные средства или дебиторскую за­долженность.  Помещение же товаров на вечное хранение является далеко не лучшим способом кон­сервации активов компании. Гораздо лучше поддер­живать постоянное их движение, генерируя продажи.
• Авансовые платежи. Речь идет о товарах и услугах, которые ваша фирма уже оплатила, но еще не ис­пользовала. К примеру, она может оплатить ежегод­ное страхование ответственности в начале года, еще до того как страховой полис вступит в силу. Если полис будет аннулирован в течение года, часть стра­ховой суммы будет возвращена вашему предприятию.
• Оборудование.   Имеется   в  виду  собственность — механизмы, мебель, компьютеры, телефоны и т.д., — которую  компания  покупает для  своей  работы. К примеру, если ваша фирма продает компьютерные принадлежности, вам приходится приобретать стел­лажи для их хранения, погрузчики для транспорти­ровки и телефоны для получения заказов. К сожале­нию, со временем оборудование стареет и теряет свою ценность. Чтобы объяснить это начальству, предусмотрен термин амортизация, согласно которо­му у любого оборудования есть определенный срок службы. Когда не знаете, что говорить, списывайте все на амортизацию.
• Недвижимость. Этот актив включает в себя землю, здания и помещения, которыми владеет или которые контролирует ваша организация. Примерами могут быть офисы, производственные предприятия, товар­ные склады, мельницы, фермы и другие формы не­движимого имущества. 

Активы делятся на два основных типа: оборотные и основные.

• Оборотные активы могут быть переведены в налич­ность в течение одного года. Подобные активы счи­таются ликвидными. В предыдущем списке оборотные активы были представлены денежными средствами, дебиторской задолженностью, товарными запасами и авансовыми платежами. Особенно хорошо иметь их, когда ваш бизнес переживает трудности и вам необходимо быстро найти деньги для выплат работ­никам или поставщикам.
• Основные активы можно превратить в наличность не ранее, чем через год. В предыдущем списке они были представлены оборудованием и недвижимо­стью. В условиях кризиса, когда вам будут срочно нужны деньги, эти активы вряд ли принесут пользу, разве что вам удастся использовать их как залог.

Пассивы

Обычно под пассивами понимаются ваши задолжен­ности отдельным лицам, компаниям, банкам и т.д. за пределами фирмы. По сути, пассивы — это претензии, которые люди и компании со стороны имеют к активам вашего предприятия.

Наиболее популярные формы пассивов представлены ниже.

• Кредиторская задолженность. Это обязательства ва­шей компании перед частными лицами и организа­циями, у которых она покупает товары и услуги. К примеру, когда вы заходите в магазин канцтоваров, чтобы купить пару карандашей, и записываете покупку на счет вашей фирмы, то порождает» креди­торскую задолженность. Конечно, при необходимо­сти вы можете законсервировать средства компании, приостановив выплаты, но делать это нужно крайне осторожно, чтобы не подмочить свою репутацию.
• Векселя к оплате. Это ссуды, которые поступили в вашу компанию от физических лиц, финансовых уч­реждений или других организаций и должны быть возвращены в течение одного года. Если, например, ваша фирма получает 90-дневный заем на пополнение запасов дискет, чтобы удовлетворить покупательский спрос, это рассматривается как вексель к оплате.
• Накопленные расходы. Речь идет о незначительных тратах, которые ваша компания несет, но не компен­сирует. Примерами могут быть выдача заработной платы, пособий по болезни, уплата налогов государ­ству, процентов кредиторам.
• Задолженность по облигациям. Некоторые крупные компании выпускают облигации, чтобы увеличить свою финансовую экспансию или достичь других це­лей. Задолженность по облигациям — это деньги, которые компания должна физическим и юридиче­ским лицам, купившим ее облигации.
• Задолженность по закладным.  Когда организации приобретают недвижимость, они часто делают это при помощи долгосрочных ссуд,  известных как закладные. От стандартных ссуд закладные отличают­ся тем, что обычно подкрепляются залогом в виде недвижимого имущества. К примеру, ваша компания отказывается погашать ссуду на приобретение офис­ного здания. В этом случае владение им переходит к тому, кто изначально выдал ссуду, — банку или ин­вестиционной группе.

Как и активы, пассивы также делятся на два основных типа: краткосрочные и долгосрочные.

• Краткосрочные пассивы погашаются не позднее, чем в пределах одного года. В предыдущем списке пасси­вов краткосрочными были кредиторская задолжен­ность, векселя и накопленные расходы.
• Долгосрочные пассивы погашаются в пределах более чем одного года. В предыдущем списке пассивов к долгосрочным относились задолженность по обли­гациям и задолженность по закладным.

Собственный капитал

Все предприятия имеют собственников. В одних слу­чаях собственниками являются несколько человек, кото­рые основали компанию. В других же случаях ими могут быть многие тысячи людей, купивших акции компании на открытых торгах. Что же такое собственный капитал? Это доля активов предприятия, которая остается собст­венникам после погашения всех пассивов.

Наиболее популярные формы собственного капитала представлены ниже.

• Оплаченный капитал. Это вклады — обычно в виде де­нежных средств, — которые собственники делают в предприятие. К примеру, если ваша фирма продает простые акции инвесторам на публичных торгах, полу­чаемые ею деньги считаются оплаченным капиталом.
• Нераспределенная прибыль. Это доходы, которые вновь инвестируются в предприятие, а не выплачи­ваются в качестве дивидендов держателям акций. При этом определенный процент доходов отклады­вается в надежде увеличить валовую прибыль компа­нии и дивиденды собственникам.