Извлечение кроликов из шляпы и другие бюджетные трюки

В любой организации над бюджетами и бюджетным процессом витает дух таинственности, напоминающий о представлениях иллюзионистов. В самом деле, будь ваша организация хоть частным предприятием, хоть федераль­ным правительством,  чтобы заполучить необходимые и желаемые ресурсы, в ней используется целый ряд трю­ков. Примечание: в наши дни скандалов и махинаций во­круг большого бизнеса мы вовсе не хотим подтолкнуть вас к чему-то незаконному, аморальному или неэтично­му. Предлагаемые нами в этом разделе способы действий вполне легальны. Они представляют собой проверенные временем техники построения бюджета, которые еже­дневно используют компании по всему миру.

Бюджетная игра — это многолетняя традиция как для бизнеса, так и для правительства. Менеджеры, которые понимают, как в нее играть, процветают вместе с людьми, которые на них работают. Те же руководители, которые этого не понимают, как и их подчиненные, обречены постоянно иметь дело с нехваткой ресурсов, мощно­стей, денег и т.д. Таким образом, если вы менеджер, то усвоить правила игры определенно в ваших интересах.

Лучшая десятка оправданий за превышение бюджета

В долгой истории современного бизнеса менеджеры изобрели миллион и одну отговорку относительно финансовых планов. Всем понятно, что попытка предсказать будущее динамически развивающегося предприятия сходна с попыткой сбить комара машиной за 100 шагов. Однако ваш начальник ждет, что вы бу­дете четко придерживаться своего бюджета, а ваши подчинен­ные — своих. Что же делать? В тех случаях, когда будущее ока­зывается особенно расплывчатым, вам помогут десять лучших оправданий за превышение бюджета.

1. Должно быть, в бухгалтерские отчеты вкралась ошибка.
2. А вы разве не получили мой исправленный проект бюджета?
3. Откуда я мог знать, что в этом году будет дождливая погода
   (вставьте собственную причину)?
4. Вы же не будете придираться к жалкой паре миллионов дол­ларов, не так ли?
5. Все, что мы потеряем в деньгах, мы с лихвой наверстаем в объемах!
6. С этим бюджетом работал мой помощник — вероятно, это он наделал ошибок.
7. Это вклад в наше общее будущее.
8. Отдел Кэти (вставьте имя нужного менеджера из вашей компании) не смог ничего сделать с той поддержкой, кото­рую предусмотрели для меня.
9. Мы добились гораздо лучших результатов, чем в прошлом году!
10. Разве плохо, что все было сделано за два года вместо трех?

Как правило, целью бюджетной игры является выбивание дополнительных средств, необходи­мых для выполнения работы. В самом худшем случае вы получаете возможность защитить под­чиненных и основные операции от мелких про­блем. В идеале же, после погашения всех необ­ходимых затрат, у вас еще остаются деньги. При этом вы можете либо вернуть эти остатки в бух­галтерию под фанфары и похвалы начальства, либо использовать их на нужды своего отдела. Правда, если вы работаете на правительство, такой вариант не пройдет. В этом случае вы должны постараться потратить все до копейки, чтобы ваш бюджет не урезали в следующем году.

Вы можете включиться в бюджетную игру как с самого начала составления бюджета, так и в середине бюджетного периода. О том, как разработать основательный и убеди­тельный бюджет, вам расскажут следующие разделы.

Бюджетные маневры

Ниже вы найдете несколько игр, в которые играют профессионалы при составлении бюджетов. Хотя эти техники наиболее приемлемы для новых и нестабильных отделов или проектов, их можно использовать при разра­ботке практически любого бюджета. Возможно, в некоторых пунктах мы немного преувеличили, однако большинство из них все же достоверны на сто процентов.

• Раздувайте будущие расходы. Просто, зато эффектив­но. Идея в том, чтобы искусственно увеличить пред­полагаемые траты таким образом, чтобы облегчить достижение бюджетных целей. При этом, укладыва­ясь в бюджет, вы выглядите настоящим героем, плюс у вас остаются деньги на дополнительные нужды. Такую ситуацию можно назвать выигрышной в лю­бом случае.
• Привязывайте бюджетные требования к ценностям ва­ши организации. Если вы хотите придать вашему бюджету блеск, просто возьмите одну из ценностей вашей организации — например, качество — и при­вяжите ваши требования к ней. Когда начальник по­просит вас обосновать тройное увеличение бюджета на покупку мебели, у вас будет отличное оправдание. Просто скажите ему, что ваши люди не могут каче­ственно работать без больших и удобных столов из орехового дерева.
• Выдвигайте больше требований, чем вам нужно. Ваши бюджетные требования не должны казаться немоти­вированными — не забывайте, что вы член команды! Поэтому, готовя проект бюджета, включайте в него побольше пунктов, которые имеют для вас сравни­тельно небольшую важность. Когда же начальник начнет давить на вас с целью урезать бюджет (а на­чальники всегда так делают), откажитесь от того, что вам практически не нужно. Это позволит вам сохра­нить действительно необходимые статьи расходов.
• Расширяйте заданные рамки. Настаивайте на том, что статьи вашего бюджета — это вклад в будущее ком­пании. Главная задача здесь в том, чтобы привязать их к последующим успехам. ("Если мы удвоим наш бюджет зарплаты, это позволит привлечь талантли­вых работников, необходимых для расширения на­ших операций".)
• Будьте готовы. Как известно, лучшая защита — это нападение. Поэтому хорошо запоминайте цифры вашего бюджета и будьте готовы подробно аргумен­тировать каждую из них. Не полагайтесь на то, что кто-то сделает все за вас, — ведь это может быть ва­шим звездным часом. Не упустите же его!

Соблюдение рамок бюджетов

После того как будет запущен ваш новый отдел или проект, вам придется тщательно следить за бюджетом, чтобы не превысить его. Если же вдруг ваши фактические расходы начнут превышать предусмотренные, вы должны будете принять бы­стрые и решительные меры. Ниже вы найдете несколько способов, помогающих придерживаться рамок бюджета опытным менеджерам.

• Замораживание   необязательных  расходов.   Многие расходы, вроде зарплаты, премий и оплаты счетов за электричество, являются необходимыми и не могут быть урезаны без угрозы для работы. Однако есть и другие, вроде приобретения новых ковров, модер­низации компьютерных мониторов или деловых по­ездок сотрудников первым классом. В них нет край­ней необходимости и их ограничение обычно работе не мешает. Приостановка таких трат является самым быстрым и безболезненным способом вернуть расхо­ды в рамки бюджета.
• Замораживание приема на работу. Даже если вы зало­жили в бюджет найм новых сотрудников, приостано­вив его, можно сэкономить приличную сумму. При этом вы сохраните деньги, которые бы потратили не только на оплату труда, но и на дополнительные льготы, вроде медицинского обслуживания. Кроме того, вам не придется тратить больше денег на воду, электричество и уборку помещений. А поскольку на окладах и льготах действующих сотрудников это ни­как не отразится, то ваше решение устроит почти всех. Конечно, на некоторые ключевые посты взять новых людей все равно придется, несмотря даже на бюджетные проблемы. Однако определить эти посты вы сможете сами.
• Перенос разработки товаров и проектов. Фазы разра­ботки и производства новых продуктов могут погло­тить довольно много денег. Перенеся же их запуск на другую дату, вы сумеете вернуться в рамки бюд­жета. Иногда достаточно бывает отложить его всего на несколько недель или месяцев.
• Растягивание выплат поставщикам. Вместо того чтобы перечислять деньги вовремя, вы можете на некото­рое время растянуть время оплаты счетов. Правда, прежде чем пойти этим путем, лучше заранее дого­вориться с поставщиками (конечно, если вы хотите, чтобы они работали с вами в дальнейшем).
• Замораживание заработной платы и премий. Подоб­ный вид экономии прямо бьет по вашим подчинен­ным, и мы можем гарантировать, что он им не слиш­ком понравится. Большинство сотрудников привык­ли регулярно получать повышения окладов. И хотя эти повышения происходят уже не так часто, как де­сять лет назад, люди все еще не могут от них отвы­кнуть. Однако если вы уже сократили, что могли, но все же испытываете дефицит бюджета, вам ничего не остается, кроме как приостановить повышение различных выплат.
• Сокращение штатов и мощностей. Вы пришли в биз­нес, чтобы делать деньги, а не терять их. Если при­быль от продаж не будет покрывать ваши расходы — даже после включения упомянутых механизмов эко­номии, — вам придется пойти на крутые меры. При этом вам останется только сократить штаты и задействованные мощности. Как ни прискорбно, но это придется сделать, чтобы спасти от краха всю ор­ганизацию.

Входит ли составление бюджета в ваши обязанности как менеджера или нет, вы должны иметь представление о том, как ваша компания зарабатывает и тратит деньги.