Составление бюджетов

Какой бюджет можно назвать самым лучшим? Конечно, тот, который работает. Существует три ключевых подхода к составлению эффективного бюджета: "сверху вниз", "снизу вверх" и "с чистого листа". Каждому из них присущи собственные преимущества и недостатки, и каждый подход может быть одинаково успешно использован, хотя предпочтение чаще всего отдается подходу "снизу вверх".
Бюджет по принципу "сверху вниз". Этот подход предполагает составление бюджета топ-менеджментом и навязывание его нижестоящим структурным единицам компании без каких-либо консультаций или привлечения к его составлению кого-нибудь, кроме топ-менеджеров. Эти бюджеты четко выражают операционные цели и ожидания топ-менеджмента. Однако они могут быть нереалистичными, поскольку не предполагают никакого участия в их составлении людей, непосредственно воплощающих бюджеты в жизнь.
Бюджет по принципу "снизу вверх". При таком подходе подготовка бюджетов поручается супервизорам и менеджерам среднего звена, после чего эти бюджеты направляются вверх по управленческой лестнице для ознакомления и утверждения. Управленцы среднего звена обладают тем преимуществом, что на практике знакомы с работой организации и ее финансовым состоянием. В результате такие бюджеты чаще всего оказываются более реалистичными, чем рассмотренный первый тип. Кроме того, они могут положительно влиять на моральный дух коллектива, поскольку сотрудники ощущают важность собственного вклада в процесс составления бюджета.
Бюджет "с чистого листа". При таком подходе каждый менеджер готовит свою оценку предполагаемых собственных расходов на определенный отрезок времени так, будто делает это впервые. Другими словами, каждая операция планируется в бюджете с нуля. От менеджеров требуется тщательно продумать предполагаемые расходы и доказать их необходимость топ-менеджменту. Основная цель бюджета "с чистого листа" состоит в максимальном сокращении расходов.

Бюджеты составляются для небольших рабочих групп или отделов. Эти бюджеты сводятся в более масштабные бюджеты — для подразделений или групп компании, из которых, в свою очередь, составляется общий бюджет организации. Таким образом, менеджеры всех звеньев и уровней организации могут влиять на финан¬совое благополучие и процветание компании.

Анализ отклонений от плана в процессе выполнения бюджета

Бюджет представляет собой своеобразную сигнальную систему, предупреждающую о том, что запланированные результаты не совпадают с реальными, и следовательно, что-то в компании происходит не так, как нужно, и требует срочного вмешательства.

Если реальные расходы превышают запланированные в бюджете, то, чтобы остаться на плаву, можно предпринять несколько шагов.

• Пересмотрите бюджет. Прежде чем предпринять что-либо еще, повторно изучите собственный бюджет и убедитесь, что предположения, на которых он основан, точны и имеют смысл в условиях постоянно меняющегося рынка. Если рынок стремительно растет, ваши расчеты должны постоянно адаптироваться к нему. Иногда все дело именно в несовершенстве составленного бюджета, а не в слишком высоких расходах.
• Заморозьте расходы. Один из самых эффективных способов привести расходы в соответствие с бюджетом — заморозить их. Заморозить можно расходы, связанные, например, с повышением зарплат, набором нового персонала, выплатой бонусов.
• Отложите реализацию проектов. Новые проекты, включая создание новой продукции, приобретение нового оборудования, проведение неперспективных исследований и разработок, могут съедать значительную часть бюджета. Если расходы превышают бюджет, самое правильное решение — отложить новые проекты до тех пор, пока полученного дохода не будет хватать для их реализации. Однако каждый раз тщательно взвешивайте ваше желание привести расходы в соответствие с бюджетом и необходимость разработки новых товаров и услуг. Иногда чрезмерная скупость в этом вопросе может привести к непоправимым потерям на пути к процветанию и росту компании.
• Сократите сотрудников и отмените льготы. В решении проблемы сокращения расходов увольнение рабочих и отмена льгот — последний выход. И хотя они действительно приведут к немедленному и долгосрочному сокращению расходов, одновременно вы столкнетесь с отсутствием способных и талантливых сотрудников в компании. Кроме того, моральный дух оставшихся также может пошатнуться.