Формирование реалистичных ожиданий, достижение согласия всех заинтересованных сторон и поставка готового продукта заказчику — все эти задачи часто оказываются весьма непростыми и требующими использования достаточно широкого круга методов . На самом высоком уровне эти методы можно условно разделить на три функции управления проектами.
1. Определение проекта закладывает фундамент будущего проекта. С закладкой этого фундамента связано два вида деятельности.

• Руководитель проекта должен сформулировать конечную цель, промежуточные цели и ограничения будущего проекта. Он должен дать ответы на такие вопросы: "Зачем мы это делаем?" и "Что мы подразумеваем под успешной реализацией этого проекта?" Ответы на эти вопросы становятся фундаментом для принятия всех последующих решений по данному проекту, поскольку они задают соотношение затрат, графика выполнения работ и качества продукта проекта, связывают данный проект с миссией организации, которая будет реализовать его.
  
• Руководитель проекта должен определить базовые механизмы контроля управления проектом. Он должен принять решение, какие люди и организации будут участвовать в проекте и какие роли будут выполнять эти люди и организации. Кроме того, руководитель проекта должен выстроить иерархию отношений в команде проекта, стратегию общения и процесс управления изменениями. Зафиксированное письменно согласие с принятыми решениями и стратегиями служит формулировкой ожиданий, связанных с возможными способами управления конкретным проектом. Кроме того, эти документы играют роль письменного обязательства, на которое вы можете ссылаться, когда потребуется напомнить участникам проекта об их обязанностях в рамках проекта.

Письменный документ, который становится конечным результатом процесса формулирования, можно назвать правилами проекта, поскольку, подобно правилам любой игры, они содержат указание на то, как именно следует играть, и что означает "остаться в выигрыше".
2. Планирование проекта позволяет собрать воедино подробную информацию о том, как могут быть реализованы цели проекта, учитывая все ограничения. Типовые методы оценки и календарного планирования позволяют подробно расписать, какие объемы работы предполагает проект, кто именно будет выполнять конкретную работу, в какие сроки она должна быть выполнена и во что обойдется ее выполнение. Параллельное применение методов управления рисками даст возможность выявить самые неопределенные области и разработать стратегии, позволяющие решить возможные проблемы. Подробная стратегия, изложенная в плане проекта, служит пробным камнем для проверки уравновешенности затрат, графиков выполнения работ и качества продукта проекта, выработанной на этапе определения проекта.
3. Управление проектом включает все виды деятельности, которые позволяют отслеживать развитие проекта в направлении конечной цели. К таким видам деятельности относятся оценка прогресса, коммуникации и корректирующие действия.

• Оценка прогресса. Оценка прогресса — хода выполнения проекта — позволяет своевременно выявлять возникающие проблемы, что значительно облегчает решение этих проблем. Кроме того, оценка прогресса представляет собой механизм обратной связи, позволяющий проверить достоверность заложенных в план критериев оценки уравновешенности затрат, графиков работ и качества продукта проекта.
  
• Коммуникации. Коммуникации играют очень важную роль с точки зрения управления проектом, обеспечивая координацию действий всех участников проекта, а также их своевременное информирование о ходе выполнения проекта и изменениях в нем.
  
• Корректирующие действия. Корректирующие действия представляют собой текущие реакции на те или иные препятствия и проблемы, с которыми время от времени сталкивается любой проект.

Эти функции, по сути, отражают полный перечень обязанностей руководителя проекта. Они выполняются последовательно: любой проект должен начинаться с определения, затем следует планирование и, наконец, управление. Эти функции осуществляются вновь и вновь, поскольку планирование неизбежно влечет за собой корректировку определения, а управление требует постоянного внесения изменений в план и иногда — в определение. В ходе выполнения проекта его руководителю приходится практически каждый день заниматься определением, планированием и управлением проекта.