Каковы составляющие успешного проекта? Как определяется этот успех? Вот несколько ответов на эти вопросы.

Проект должен реализовыватъся согласно заранее составленному графику. Продукт, т.е. конечный результат проекта, должен быть представлен заказчику к заранее установленному сроку. Некоторые проекты, если они не завершаются к заранее намеченному сроку, полностью утрачивают свою актуальность. Например, информационная инфраструктура, создаваемая для обслуживания Олимпийских игр, утрачивает свою актуальность после завершения игр.

Проект должен укладываться в предусмотренный для него бюджет. Проект должен укладываться в установленную для него смету расходов. Проекты — это инвестиции. Проекты, которые не укладываются в установленный для них бюджет, могут принести организации-заказчику вместо ожидаемых доходов одни лишь убытки.

Высокое качество. Продукт, т.е. конечный результат проекта, должен быть высококачественным. Определить качество иногда бывает нелегко. Согласно Филиппу Кросби, качество — это "соответствие определенным требованиям" [1]. В контексте управления проектами понятие качества относится к результату выполнения проекта. Этот результат включает две составляющие.
1. Функциональность. Чего мы ожидаем от данного продукта? Каково его быстродействие? Какое количество людей он может перевозить?
2. Реальное функционирование. Насколько хорошо обеспечивается функциональность? В компьютерной программе могут быть предусмотрены все требуемые возможности (функции), однако если на практике эти функции не работают, можно говорить о плохом качестве продукта.

Как функциональность, так и реальное функционирование продукта могут — и должны быть — заданы на самых ранних стадиях выполнения проекта. Как именно они будут заданы, зависит от того, о каком продукте идет речь. Например, требования к проекту реконструкции больницы должны документально оформляться совсем не так, как требования к новой модели гражданского самолета.

Затраты, график выполнения работ и качество — три важнейшие переменные любого проекта, между которыми необходимо найти оптимальное, сбалансированное соотношение. Измените одну или две из этих переменных — изменятся и остальные. Если, например, сократить время и бюджет, отведенные для определенного проекта, это почти наверняка приведет к снижению качества конечного продукта. Аналогично, чтобы обеспечить такое же качество за более короткий промежуток времени, потребуются большие затраты. Ваша задача, как руководителя проекта, заключается в том, чтобы сбалансировать эти переменные и добиться оптимального равновесия между затратами, графиком выполнения работ и качеством проекта.

Важным фактором успешного завершения проекта является также грамотное управление ожиданиями заказчика. К сожалению, своевременное выполнение проекта, строгое соблюдение бюджетных ограничений и обеспечение высокого качества далеко не всегда означают успешное завершение проекта. В чем же дело? Дело в том, что ваше определение уравновешенности затрат, графика выполнения работ и качества может не совпадать с тем, как его трактует ваш заказчик или руководство компании. Даже если их ожидания, связанные с затратами и сроками реализации проекта, совершенно нереалистичны, именно они выступают ключевыми фигурами вашего проекта, которые решают, что такое "своевременно" или "несвоевременно"; что означает "уложиться в бюджет" или "не уложиться в бюджет"; "высокое качество" или "низкое качество". Последнее слово в любом случае остается за ними.

Возможно, это несправедливо, но это — правда жизни. Но подобных противоречий можно избежать. Понимание того, что успех или неуспех вашего проекта определяется другими людьми, — мощный стимул добиться того, чтобы все стороны, заинтересованные в выполнении соответствующего проекта, достигли согласия по основным вопросам. Это позволяет нам вывести новую формулу успеха руководителя проекта.
1. Сформируйте у всех сторон, заинтересованных в выполнении вашего проекта, реалистичные ожидания относительно уравновешенности затрат, графиков выполнения работ и качества конечного продукта.
2. Корректируйте эти ожидания по мере необходимости в ходе реализации проекта. Если равновесие смещается, ставьте в известность всех участников проекта и старайтесь убедить их в необходимости внесения изменений в проект.
3. Предоставьте заказчику продукт, который вы ему обещали, — к установленному сроку и уложившись в заданный бюджет.