На основе опыта преуспевших руководителей проектов можно прийти к выводу, что успешные проекты в любой отрасли имеют ряд общих характеристик. Вкратце их можно сформулировать в виде следующих пяти факторов успеха любого проекта.

1. Согласие между членами проектной команды, клиентами и руководством фирмы в вопросе целей проекта. "Четкие цели — какая банальность!" — наверняка воскликнут многие из читателей. Важность постановки четких целей кажется столь очевидной, что упоминать об этом еще раз — просто стыдно. Тем не менее у тысяч проектов, выполняемых в эту самую минуту, нет четких целей, — а результаты неопределенности могут оказаться весьма плачевными. В этой книге вы позна¬комитесь с несколькими методами, позволяющими четко формулировать цели; кроме того, вы узнаете, как можно одновременно использовать сразу несколько таких методов. Это означает, что вы задействуете, по меньшей мере, шесть разных методов, чтобы убедиться в том, что все участники проекта преследуют одни и те же цели. Таким образом, четкие цели — отнюдь не банальность. Более того, прочитав эту книгу, вы поймете, что процесс формулирования четких целей и достижения согласия в вопросах их постановки может оказаться весьма живым и увлекательным.

2. План, который отражает процесс реализации проекта в целом и четкие обязанности каждого из участников и который будет использоваться для оценки хода реализации проекта. Поскольку каждый проект уникален по определению, единственный способ понять и выполнить проект — составить соответствующий план. Качественный план отличается не только тем, что в нем отражаются обязанности каждого из участников проекта (кто за что отвечает), но и тем, что в нем фиксируются реальные возможности проекта. В качественном плане должны быть зафиксированы критерии оценки работы участников проекта, смета проекта, оборудование и материалы, необходимые для его реализации. А поскольку такой план является основой для оценки хода реализации проекта, он может выполнять и роль системы раннего предупреждения об отставании от графика выполнения проектных работ и превышении согласованного бюджета. В главах 5-8 вы найдете описание модели системного планирования, которая объединяет в себе традиционные методы планирования. Она представляет собой логический, поэтапный подход к составлению и реализации детального плана.

3. Постоянное, эффективное общение между всеми участниками проекта. Проекты выполняют люди, а не планы или компьютерные программы. Успешная реализация проекта — залог согласия его участников относительно целей проекта и последующего достижения этих целей. От концепции проекта и до его полной реализации успех проекта зависит от способности его участников прийти к единому мнению относительно стоящих перед ними целей, координировать свои действия, выявлять и решать возникающие проблемы и реагировать на изменение ситуации. Все это требует постоянного общения, эффективного взаимодействия между участниками проекта. Каждый из методов, описанных в этой книге, представляет собой, по сути, метод коммуникации (общения и взаимодействия), предназначенный для улучшения формальных и неформальных способов, с помощью которых участники проекта обмениваются между собой важной информацией, касающейся проекта.

4. Контроль за содержанием проекта. Успех определяется зрителем. Вот почему, с самого начала, опытный руководитель проекта делает все от него зависящее, чтобы каждый участник проекта хорошо представлял, что именно может быть выполнено за определенный отрезок времени в рамках заданного бюджета. Это называется "управлением ожиданиями заинтересованных лиц" и является важной задачей, которую приходится решать на протяжении всего времени реализации проекта, особенно если возможны частые изменения ситуации. Все участники проекта должны не только достичь согласия относительно первоначального содержания проекта, но и понимать сущность любых изменений этого содержания. В этой книге вы найдете описание системного метода, позволяющего устанавливать реалистичные цели в отношении затрат, графиков и качества выполнения работ, а также методов, помогающих контролировать соответствие поставленных целей во время реализации проекта.

5. Поддержка со стороны высшего руководства фирмы. Руководители проектов редко располагают всей полнотой формальных полномочий, необходимых для принятия решений в ходе проекта. Поэтому им приходится рассчитывать на поддержку тех, кто занимает в компании руководящие должности. Эта поддержка может выражаться в предоставлении необходимых специалистов и оборудования, принятии "политических" решений и устранении всевозможных "организационных" препятствий. Даже те руководители проектов, которые умеют мотивировать подчиненных и преисполнены энтузиазма и творческих планов, терпят провал, если не наделяют подчиненных полномочиями, позволяющими им действовать на собственное усмотрение. Спешим вас обрадовать: многие из методов, описанных в этой книге, можно использовать в рамках системы управления "снизу вверх", т.е. наделять подчиненных полномочиями, которые позволят им самостоятельно и своевременно принимать решения, необходимые для успешной реализации проекта.

В этих пяти важнейших факторах успеха нет ничего мистического — их можно освоить за счет правильного и неукоснительного использования принципов науки управления проектами. Это вовсе не означает, что в конечном успехе любого проекта не играет никакой роли такая составляющая, как искусство. Напротив, искусство — неотъемлемая составляющая успеха практически каждого проекта. Говоря в данном контексте об искусстве, мы подразумеваем "политическое" мастерство и мастерство межличностного общения, умение принимать творческие решения в условиях отсутствия информации, интуитивное понимание того, в каких случаях можно поручать тем или иным из своих подчиненных выполнение той или иной работы, а также многое, многое другое. Но для овладения этим искусством необходимо освоить базовую науку управления проектами. Попытки пробудить энтузиазм коллектива с помощью зажигательных речей, скорее всего, окажутся пустой тратой времени и сил, если сам проект страдает от отсутствия четких целей и базового плана.